Di era digital seperti sekarang, kecepatan dalam merespons pesan pelanggan menjadi kunci utama dalam membangun kepercayaan dan loyalitas.
Bagi pemilik bisnis online, terutama yang menggunakan WhatsApp Business, fitur pesan otomatis menjadi solusi praktis untuk memberikan layanan responsif tanpa harus aktif 24 jam nonstop.
Fitur ini sangat membantu, apalagi untuk kamu yang sedang mengelola banyak order sekaligus. Dengan membuat pesan otomatis, pelanggan tetap merasa dilayani meskipun kamu sedang sibuk atau offline.
Lalu, bagaimana sih cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Bisnis? Tenang, artikel ini akan membahasnya secara lengkap dan mudah dipahami, bahkan bagi pemula sekalipun.
Apa Itu Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis?
Pesan otomatis adalah fitur yang memungkinkan akun WhatsApp Bisnis mengirimkan balasan secara otomatis kepada pelanggan, tanpa harus mengetik manual setiap kali ada pesan masuk. Fitur ini cocok digunakan untuk:
- Memberikan salam pembuka
- Menyapa pelanggan di luar jam kerja
- Menjawab pertanyaan umum secara cepat
- Memberi tahu kapan kamu akan merespons kembali
Fitur ini sangat berguna dalam menjaga komunikasi tetap berjalan, meskipun kamu sedang tidak aktif membalas chat secara langsung.
Jenis-Jenis Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis
Sebelum masuk ke cara membuatnya, penting untuk tahu dulu ada beberapa jenis pesan otomatis yang bisa kamu manfaatkan di WhatsApp Bisnis:
1. Pesan Salam (Greeting Message)
Fitur ini akan mengirimkan pesan otomatis kepada pelanggan yang baru pertama kali menghubungimu atau setelah tidak berinteraksi selama 14 hari.
Contoh pesan:
“Halo, terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Kami siap membantu kamu. 😊”
2. Pesan Di Luar Jam Kerja (Away Message)
Kamu bisa mengatur pesan otomatis saat sedang tidak aktif atau di luar jam operasional.
Contoh pesan:
“Terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini kami sedang offline. Kami akan membalas pesan kamu pada jam operasional berikutnya.”
3. Balas Cepat (Quick Replies)
Ini bukan balasan otomatis penuh, tetapi memungkinkan kamu menyimpan jawaban yang sering digunakan. Kamu cukup mengetik kata kunci atau simbol tertentu untuk memunculkan jawaban yang sudah disimpan.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis
Berikut panduan lengkap dan praktis untuk mengatur pesan otomatis di WhatsApp Business:
1. Unduh dan Instal WhatsApp Business
Jika kamu masih menggunakan WhatsApp biasa, kamu perlu mengunduh WhatsApp Business terlebih dahulu di Google Play Store atau App Store. Setelah itu, daftarkan nomor bisnismu dan lengkapi profil bisnis.
2. Buka Menu “Setelan Bisnis”
Setelah akun bisnismu aktif, buka aplikasi dan ikuti langkah ini:
- Ketuk ikon titik tiga di pojok kanan atas
- Pilih “Setelan”
- Masuk ke “Fitur bisnis”
Di sinilah semua pengaturan untuk fitur-fitur otomatis bisa kamu temukan.
3. Mengatur Pesan Salam
Langkah-langkahnya:
- Masuk ke “Pesan salam”
- Aktifkan fitur dengan menggeser tombol ke kanan
- Tulis pesan salam sesuai kebutuhan bisnismu
- Pilih siapa saja yang akan menerima pesan ini (semua orang, kontak tertentu, atau pelanggan baru)
- Simpan pengaturan
Tips: Gunakan pesan yang ramah dan mengundang interaksi. Jangan terlalu panjang agar tidak terkesan seperti spam.
4. Mengatur Pesan Di Luar Jam Kerja
Cara setting:
- Masuk ke “Pesan di luar jam kerja”
- Aktifkan fitur ini
- Tulis pesan yang menjelaskan bahwa kamu sedang tidak aktif
- Tentukan jadwal pengiriman otomatis (misalnya: di luar jam 08.00–17.00)
- Simpan pengaturan
Tips:
Sampaikan informasi penting seperti jam operasional, waktu perkiraan balasan, dan alternatif kontak jika ada.
5. Mengatur Balasan Cepat (Quick Replies)
Langkah mudahnya:
- Masuk ke menu “Balasan cepat”
- Tambahkan pesan balasan yang sering kamu gunakan, misalnya:
/harga→ “Untuk daftar harga lengkap, silakan kunjungi website kami di www.namatokomu.com”/alamat→ “Alamat kami berada di Jl. Contoh No. 123, Jakarta”
Tips: Gunakan kata kunci atau simbol yang mudah diingat, agar kamu bisa cepat mengetik saat membalas pelanggan.
Keuntungan Menggunakan Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis
Menggunakan fitur ini bukan hanya membuat kamu lebih profesional, tapi juga memberikan banyak keuntungan lainnya, seperti:
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan karena respon cepat
- Menghemat waktu untuk hal-hal berulang
- Meningkatkan peluang closing karena pelanggan tidak dibiarkan menunggu lama
- Membantu kamu fokus pada pengemasan, produksi, atau hal lainnya
Tips Tambahan Agar Pesan Otomatis Lebih Efektif
- Gunakan Bahasa yang Ramah dan Personal
Hindari bahasa terlalu kaku atau formal. Ajak pelanggan merasa nyaman seperti berbicara dengan teman. - Selalu Update Konten Pesan
Misalnya ada perubahan harga, jam operasional, atau promo, segera update isi pesan otomatis. - Tes Dulu Sebelum Digunakan Secara Resmi
Coba kirim pesan ke dirimu sendiri atau teman untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
Kesimpulan
Fitur pesan otomatis di WhatsApp Bisnis adalah alat sederhana namun sangat efektif dalam meningkatkan kualitas layanan pelanggan.
Dengan mengatur pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat, kamu bisa memberikan kesan profesional tanpa harus terus-menerus memegang ponsel.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, aktifkan pesan otomatis sekarang dan rasakan perbedaan dalam komunikasi bisnismu!
